Por qué debes implementar un ERP en tu empresa

Los sistemas ERP están diseñados para integrar todas las funciones empresariales, creando flujos de trabajo y procesos de toma de decisiones más fáciles de gestionar. Esto deja a las empresas más tiempo para concentrarse en su actividad principal.

Para las empresas, las aplicaciones de software ERP son importantes porque les ayudan a implementar la planificación de recursos integrando todos los procesos necesarios para el funcionamiento de su empresa con un único sistema.

En este artículo, se definen los sistemas ERP y su funcionamiento. También se explica por qué los directivos que desean automatizar y mejorar la funcionalidad en áreas como el back-office, la personalización de productos, la contabilidad, el CRM, las compras, etc., pueden considerar el software de planificación de recursos empresariales como una buena opción para rentabilizar sus negocios.

¿Qué es un ERP en una empresa?

Las siglas de ERP provienen del inglés Enterprise Resource Planning y, su traducción es la de «Planificación de Recursos Empresariales».

En su esencia, un sistema de planificación empresarial ERP es una aplicación que automatiza los procesos empresariales, proporciona información y controles internos, a partir de una base de datos central que recoge datos de departamentos como contabilidad, fabricación, gestión de la cadena de suministro, ventas, marketing, recursos humanos (RRHH), entre otros.

Una vez recopilada la información en esa base de datos central, los responsables obtienen una visibilidad entre departamentos que les permite analizar diversos escenarios, descubrir mejoras en los procesos y generar importantes ganancias de eficiencia.

Sin una aplicación ERP, cada departamento tendría su sistema optimizado para sus tareas específicas.

Con el software ERP, cada departamento sigue teniendo su sistema, pero se puede acceder a todos los sistemas a través de una aplicación con una sola interfaz.

Las aplicaciones ERP también permiten que los diferentes departamentos se comuniquen y compartan información más fácilmente con el resto de la empresa.

En conjunto, recoge información sobre la actividad y el estado de las distintas divisiones, poniendo esta información a disposición de otras partes, donde pueden utilizarse de forma productiva.

Esto se traduce en un ahorro de costes y en una mayor productividad, ya que el personal dedica menos tiempo a buscar los datos necesarios.

Las soluciones ERP pueden ayudar a una empresa a ser más consciente de sí misma al vincular la información sobre la producción, las finanzas, la distribución y los recursos humanos.

Al conectar las diferentes tecnologías utilizadas por cada parte de la empresa, una aplicación ERP puede eliminar costosas duplicaciones y tecnologías incompatibles.

El proceso suele integrar en un solo sistema las cuentas por pagar, los sistemas de control de existencias, los sistemas de seguimiento de pedidos y las bases de datos de clientes.

Las ofertas de sistemas ERP han evolucionado a lo largo de los años desde los modelos de software tradicionales que hacen uso de servidores físicos de clientes hasta el software basado en la nube que ofrece un acceso remoto basado en la web.

¿Cuándo surge el sistema ERP?

El concepto de planificación de recursos empresariales existe desde mucho antes de la aparición del primer sistema ERP.

En su origen, el ERP es una metodología utilizada para gestionar e integrar los procesos empresariales clave.

En la década de los 60, la metodología de planificación de recursos empresariales evolucionó hasta convertirse en sistemas automatizados para gestionar los procesos, que empezaron a surgir en los años 60 en respuesta a la creciente industria manufacturera.

Posteriormente en 1972, SAP lanzó su primera solución para el procesamiento de datos en tiempo real, siendo pionera en la automatización del ERP.

A lo largo de las dos décadas siguientes, la tecnología avanzó y el sistema ERP se hizo cada vez más popular.

Sobre la década de los 90, la adopción del ERP aumentó de forma considerable en el sector industrial. El auge de Internet obligó a los proveedores a adaptarse, y así llegó el sistema ERP en la nube entrado el siglo XXI.

Hoy en día, la computación en la nube (Cloud Computing) domina el modelo de entrega de la planificación de recursos empresariales. Las aplicaciones móviles permiten a los usuarios aprovechar las capacidades del sistema sobre la marcha.

¿Para qué sirve un ERP?

Los sistemas ERP permiten a las empresas tener una mayor visión y visibilidad de las operaciones de su cadena de suministro.

El acceso a esta información clave les permite tomar decisiones empresariales importantes y mantener una ventaja competitiva en su sector, con independencia del tamaño de la competencia.

En el fondo, un sistema ERP ofrece una visibilidad de 360º en las operaciones, de modo que los problemas se identifican más fácilmente y los empleados pueden tomar decisiones con conocimiento de causa.

Además, los datos financieros están siempre actualizados gracias a la integración en tiempo real entre las soluciones financieras, de distribución y de fabricación.

¿Quién utiliza el software ERP?

Tanto las pequeñas empresas como las grandes corporaciones utilizan los ERP para agilizar sus flujos de trabajo.

Los ERP también se utilizan en diferentes sectores. Algunos de los sectores en los que las pequeñas y grandes empresas suelen utilizar los ERP son:

• Venta al por menor
• Fabricación
• Industria farmacéutica
• Distribución
• Tecnología
• Hostelería
• Construcción
• Industria aeroespacial

Dependiendo del proveedor, el software puede personalizarse o configurarse en función de las necesidades específicas de tu sector.

En función del sector al que pertenezca tu empresa, puede haber una solución de planificación de recursos empresariales específica desarrollada teniendo en cuenta tus necesidades.

La ventaja de utilizar estas soluciones específicas da lugar a una menor necesidad de personalización o configuración para poner en marcha el sistema.

¿Cómo funciona un sistema ERP?

En general, la planificación de recursos empresariales utiliza una base de datos centralizada para varios procesos empresariales con el fin de reducir el trabajo manual y simplificar los flujos de trabajo empresariales existentes.

Un ERP suele contener cuadros de mando en los que los usuarios pueden consultar en tiempo real los datos recogidos en toda la empresa para medir la productividad y la rentabilidad.

El software ERP se diferencia de una aplicación única porque permite que otros módulos de la empresa trabajen desde una sola base de datos.

El sistema recopila datos de diferentes partes de la empresa. Pone los datos en una ubicación central donde los empleados que los necesitan pueden acceder a ellos.

Así se eliminan los segmentos de los que constan muchas empresas y se garantiza que la información adecuada esté a disposición de quienes la necesitan.

Sin un ERP, los datos suelen estar aislados por departamentos y puede ser difícil acceder a ellos en toda la empresa.

Con el uso de un ERP, los datos de varios departamentos se pueden compartir y visualizar fácilmente en toda la organización.

Esta riqueza de información y simplificación puede ayudar al desarrollo de los objetivos empresariales y reducir la cantidad de tiempo que tus empleados dedican a tareas que podrían ser automatizadas.

Funciones de un sistema ERP

Uno de los principales argumentos de venta de los ERP es la gran variedad de funciones disponibles en los sistemas.

Dado que la principal premisa de un ERP es la forma en que estos diversos módulos interactúan entre sí para generar información procesable y realizar funciones empresariales, es importante comprobar si un proveedor incluye las funciones básicas y especializadas que necesitas para ayudar a agilizar tus operaciones comerciales.

Además de las funciones que suelen incluir los sistemas de planificación de recursos empresariales, hay muchos complementos o módulos que pueden implementarse en función de las necesidades de tu empresa.

Por otra parte, algunos proveedores ofrecen un sistema modular, lo que significa que nunca tendrás que elegir una solución con capacidades básicas que no necesitas.

La modularidad del ERP es una tendencia importante en la industria y, permite a los usuarios configurar soluciones que ayuden en las operaciones diarias de su negocio específico.

Algunos de los módulos configurables más solicitados son:

Contabilidad

El módulo de contabilidad puede ayudarte a reducir la cantidad de tiempo que los contables dedican a tareas engorrosas como la introducción manual de la información de los recibos de los informes de gastos.

Con un sistema de contabilidad automatizado e integrado, puedes realizar acciones como el envío automático de facturas a los clientes con saldos pendientes.

Este módulo es especialmente útil porque puede analizar el coste operativo real para determinar la rentabilidad y prever el crecimiento potencial de los ingresos.

La integración con el software de nóminas se utiliza habitualmente en las soluciones de contabilidad para gestionar las nóminas de los empleados.

Recursos humanos

Un módulo de recursos humanos puede ayudarte a realizar un seguimiento de las solicitudes de los candidatos, el horario de trabajo de los empleados y la asignación de los incentivos, entre otras tareas.

Gestión de la cadena de suministro

La gestión de la cadena de suministro es el conjunto de actividades necesarias para planificar, controlar y ejecutar el flujo de un producto desde los materiales hasta la producción y la distribución de la manera más eficiente.

En concreto, integra la planificación y la ejecución de los procesos comunes.

También optimiza el flujo de materiales, información y bienes en funciones que incluyen la adquisición, la producción, la gestión de inventarios, la logística, la gestión de flotas, las operaciones de almacén y el envío.

Gestión de los clientes (CRM)

La gestión de la relación con el cliente puede analizar el historial de navegación y de compras del cliente para enviarle anuncios específicos de productos que puedan interesarle.

Además, puede mantener a los clientes al tanto del estado del envío de su pedido.

Ala postre, los compradores aprecian las actualizaciones sobre el estado de sus compras, ya que indica legitimidad y atención al cliente.

Gestión del inventario

El seguimiento automatizado del inventario es un módulo ERP muy solicitado. Esta herramienta puede predecir cuándo se agotará un artículo y reordenar automáticamente los productos en función de esta estimación.

También puede ofrecer recomendaciones sobre los artículos del inventario que deben colocarse uno al lado del otro en función de los hábitos de compra de los clientes para agilizar el proceso de distribución.

Gestión de proyectos

La última característica que debería tener su software ERP es una herramienta de gestión de proyectos, que te permita comunicarte de forma productiva a través de tu empresa para planificar y ejecutar proyectos internamente.

Esto ayuda a garantizar la cohesión de la empresa al conseguir que todas las partes interesadas o los empleados estén en la misma página, conozcan sus objetivos y las metas empresariales más actuales.

Además de estas funciones básicas de planificación de recursos empresariales, existe una amplia gama de módulos y complementos disponibles en la actualidad.

Las funciones especializadas pueden ofrecer servicios específicos del sector, y los complementos suelen ofrecer tecnologías avanzadas y especializadas.

A continuación te dejo algunos ejemplos:

• Gestión de ventas
• Gestión de marketing
• Gestión de la distribución
• Informes y análisis
• Gestión financiera
• Gestión de la conformidad
• Integraciones para envíos, redes sociales, correo electrónico y mucho más

¿Por qué son importantes los ERP?

El software ERP integra módulos que antes eran aplicaciones compradas de forma dispersa, lo que reduce los gastos de capital y de funcionamiento.

El mayor valor de un sistema ERP es la visibilidad en tiempo real de tus operaciones diarias, proporcionando información al segundo sobre los recursos disponibles y el progreso de los pedidos e iniciativas.

Esa visibilidad mejora la eficiencia operativa y la rentabilidad. Y esa visibilidad puede ampliarse para que proveedores, socios, transportistas y otras partes de confianza puedan compartir datos.

Las funciones que antes tenían que realizarse de forma manual pueden hacerse de un plumazo en un sistema ERP.

Al final, un sistema ERP se construye sobre datos, por lo que la migración de datos desde las bases de datos existentes es crucial.

Este flujo de datos permite la integración con otros sistemas de gestión empresarial como el MES y el APS, así como la inclusión de estos datos en los sistemas de Business Intelligence.

La integración total de estos sistemas aumenta de forma considerable la eficacia de la gestión en la empresa manufacturera.

¿Cuáles son los tipos de ERP?

Un sistema de planificación de recursos empresariales puede obtenerse mediante una instalación local, una solución basada en la nube o una combinación.

Algunos proveedores ofrecen ambos métodos de instalación, o incluso un despliegue híbrido, pero muchos proveedores están comenzando a trasladar sus soluciones a un sistema basado únicamente en la nube.

Esto es una respuesta a las tendencias de los compradores: hay una demanda cada vez mayor de ERP en la nube, o ERP SaaS. Además, el software ERP se está trasladando a la nube en general.

Entre los tipos más utilizados en el mercado de ERP destacamos:

ERP local

El ERP local se instala directamente en los servidores que tu empresa posee y mantiene.

Esto significa que debes alojar y mantener tu ERP.

ERP basado en la nube

El ERP basado en la nube se implementa a través de la web, lo que permite a los usuarios acceder al sistema en cualquier momento que tengan una conexión a Internet. En la actualidad es uno de los ERP más usados.

Por lo general, un proveedor basado en la nube distribuye las actualizaciones y se encarga del mantenimiento del sistema.

Hay una variedad de opciones de despliegue y alojamiento basadas en la nube disponibles; a continuación se presenta una breve descripción:

• ERP SaaS (software como servicio): se basa en la suscripción, lo que significa que se paga una cuota mensual que puede depender del número de usuarios que tenga.
• ERP con nube privada: se aloja en tu centro de datos o en el de un proveedor de servicios externo.
• ERP con nube pública: está gestionada por proveedores de servicios en la nube de terceros y se suministra a través de Internet.

ERP híbrido

El ERP híbrido ofrece una combinación de servicios de implementación y alojamiento, lo que te permite dictar tu propia experiencia de ERP.

Este tipo de ERP conlleva varias ventajas:

• En primer lugar, los usuarios pueden acceder al sistema en cualquier momento que tengan una conexión a Internet y se requiere una infraestructura limitada.
• Además, los proveedores de la nube distribuyen de forma periódica actualizaciones y correcciones de mantenimiento, por lo que el sistema está siempre al día.

Beneficios de un software ERP

Las empresas emplean la planificación de recursos empresariales (ERP) por diversas razones, como la expansión del negocio, la reducción de costes y la mejora de las operaciones.

Los beneficios que busca y obtiene una empresa pueden ser diferentes a los de otra; sin embargo, hay algunos que vale la pena destacar:

• La integración y automatización de los procesos empresariales elimina redundancias, mejora la precisión y la productividad.
• Los departamentos con procesos interconectados pueden ahora sincronizar el trabajo para lograr resultados más rápidos y mejores.
• Algunas empresas se benefician de la mejora de los informes de datos en tiempo real desde un único sistema de origen.
• Los informes precisos y completos ayudan a las empresas a planificar, presupuestar, prever y comunicar adecuadamente el estado de las operaciones a la organización y a las partes interesadas, como los accionistas.
• Los ERP permiten a las empresas acceder con rapidez a la información necesaria para los clientes, los proveedores y los socios comerciales, lo que contribuye a mejorar la satisfacción de los clientes y los empleados, a acelerar los índices de respuesta y a aumentar los índices de precisión.
• Los costes asociados suelen reducirse a medida que la empresa opera con mayor eficiencia.
• Los departamentos tienen mayor capacidad de colaborar y compartir conocimientos; una plantilla recién creada puede mejorar la productividad y la satisfacción de los empleados, ya que éstos pueden ver mejor cómo contribuye cada grupo funcional a la misión y la visión de la empresa.
• Además, se eliminan las tareas manuales de poca importancia, lo que permite a los empleados dedicar su tiempo a un trabajo más significativo.

¿Cómo puede el ERP mejorar o ayudar a tu empresa?

El desarrollo del negocio suele centrarse en los objetivos que coinciden con el crecimiento de la empresa a corto y largo plazo, así como en el análisis de los posibles desafíos empresariales.

Realizar un análisis periódico de los sistemas y procesos ayuda a identificar cuándo una empresa puede necesitar integrar un sistema ERP.

Una solución ERP debe tenerse en cuenta cuando los sistemas y procesos empresariales existentes:

• Dejen de funcionar o funcionen de forma ineficiente.
• Ya no soporten el crecimiento de la empresa.
• Carezcan de los requisitos de seguridad actuales para reducir el riesgo.

Por otro lado, identificar los procesos deficientes es importante para el crecimiento y para encontrar áreas de mejora.

Estos son algunos ejemplos de oportunidades que pueden indicar que un proceso ya no apoya el crecimiento de la empresa:

• Utilizar/depender en gran medida de bases de datos/hojas de cálculo/programas separados que requieren procesos manuales para la gestión de datos y se desajustan regularmente.
• La información y los análisis son de difícil acceso y/o están desactualizados
• Los procesos diarios son difíciles o consumen demasiado tiempo, como la contabilidad en papel, los informes financieros, etc.
• Las ventas y la experiencia del cliente se resienten debido a datos inexactos o incompletos y provocan una mala reputación de fiabilidad y servicios
• Procesos informáticos ineficientes/complejos/complicados. Los sistemas actuales tienen una mala escalabilidad, sistemas fragmentados y soluciones heredadas.
• El tiempo de TI se gasta en arreglar/parchear los sistemas heredados para intentar mantener el ritmo de crecimiento
• No soporta tecnologías nuevas y avanzadas como IoT, Inteligencia Artificial, etc.

Una vez identificados los procesos deficientes, las empresas pueden dar los pasos siguientes para superar estos retos empresariales y apoyar el crecimiento del negocio.

Veamos algunas de las razones por las que tu empresa debería implantar un sistema ERP.

Compartir información

El sistema ERP puede compartir automáticamente información crucial entre los distintos departamentos de tu empresa y, como resultado, fomenta la colaboración mediante el intercambio integrado de información.

Mejora del rendimiento empresarial

El sistema integrado garantizará que los departamentos dediquen su tiempo a la gestión de su actividad principal en lugar de tratar de obtener la información que les ayudaría a hacerlo.

Por ejemplo, un sistema ERP podría mejorar el rendimiento de tu empresa en la previsión de ventas mediante el seguimiento de los pedidos, el seguimiento de los ingresos y la generación de órdenes de compra.

Fácil de gestionar

Con el rápido crecimiento de la tecnología, los sistemas ERP siguen siendo más fáciles de gestionar y de utilizar.

Este es el caso, especialmente, de las empresas que pueden no tener los conocimientos o los recursos necesarios para integrar sus sistemas.

En el caso de las grandes empresas, el ERP puede reducir los recursos necesarios para gestionar sistemas desarticulados.

Informes estandarizados

Si quieres que tu empresa se comunique con el mercado, necesitarás que todos los miembros de la organización lean del mismo libro.

El software ERP garantizará que la información suministrada por tu empresa sea coherente.

Conclusión

Si está buscando una forma eficaz de dirigir tu empresa, debes considerar la posibilidad de examinar los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

En definitiva, pueden ayudarte a mantener tus gastos generales al mínimo, al tiempo que maximiza la eficiencia de tu empresa.

El software de planificación de recursos empresariales ofrece soluciones de sistema único que integran los procesos de toda la empresa.

Estas aplicaciones permiten a los usuarios interactuar en una única interfaz, compartir información y permitir la colaboración entre funciones.

En concreto, un ERP fomenta la libre circulación de la comunicación en toda la organización y da lugar a un aumento de las sinergias entre las diferentes áreas de negocio.

Además, proporciona una mayor eficiencia, ya que los procesos se agilizan y la información es fácilmente accesible para aquellos que la necesitan.

La adopción de un ERP puede ser un esfuerzo costoso, pero el retorno de la inversión (ROI) puede lograrse pronto.

Ayuda a la reducción de los costes asociados a una tecnología obsoleta e ineficaz.

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