12 Beneficios de un software GMAO de mantenimiento

Un sistema de Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) ayuda a organizar, seguir y diagnosticar los activos de una empresa.

Junto con estas funcionalidades, hay una gran cantidad de beneficios para cualquier organización, que van desde el aumento de la productividad de fabricación hasta un mayor tiempo de actividad y la satisfacción del cliente.

En este artículo vamos a examinar con detenimiento qué beneficios puede aportar un GMAO a tu empresa. Pero, ¿sabes qué es un GMAO y cómo funciona? Te lo explicamos a continuación con todo detalle y una vez lo tengas claro te contamos las principales ventajas de su uso.

¿Qué es un GMAO?

Un GMAO es un software que almacena datos sobre las operaciones de mantenimiento, como el mantenimiento realizado en equipos, maquinaria y otros activos. Este software mejora la gestión de activos al eliminar la necesidad de hojas de cálculo manuales y al reunir todas las actividades del equipo de mantenimiento en un solo sitio o dispositivo.

Es una herramienta esencial para cualquier empresa que se dedique al mantenimiento preventivo o que tenga mucha maquinaria industrial que necesite ser revisada.

Al interpretar cada una de las letras de la abreviatura GMAO, entenderás mejor lo que hace esta aplicación y cómo puede ayudar a tus operaciones.

El «mantenimiento» es lo que los usuarios de un GMAO hacen cada día, ya sea respondiendo a una orden de trabajo a demanda o realizando una inspección de rutina. Un sistema de este tipo mejora el mantenimiento al priorizar sus tareas de forma eficiente y asegurar que tiene la cantidad perfecta de inventario disponible.

La «gestión del mantenimiento» es la función más esencial de una solución GMAO. El software de gestión del mantenimiento está diseñado para ofrecerte una visión inmediata del estado de tus instalaciones y maquinaria, con una programación exhaustiva de las órdenes de trabajo, una previsión precisa del inventario y un acceso instantáneo a los informes.

Un «sistema» puede considerarse como la combinación global de características y capacidades del software GMAO. Las distintas soluciones ofrecen diferentes tipos de sistemas. El sistema GMAO adecuado te proporcionará las herramientas que necesitas para reducir costes y ahorrar tiempo.

¿Cómo funciona un GMAO?

Los sistemas de GMAO modernos son soluciones basadas en la nube. Basado en la nube significa que todos los datos de mantenimiento se guardan y se accede a ellos desde un punto centralizado (base de datos) y se puede acceder a ellos en cualquier dispositivo (que tenga acceso a Internet) con un simple nombre de usuario y contraseña.

Los jefes de mantenimiento configuran el GMAO para tener el equipo adecuado (activos) con las órdenes de trabajo adecuadas programadas (mantenimiento preventivo) para su equipo de mantenimiento.

Además, el GMAO puede configurarse para que el trabajo reactivo pueda presentarse a través de un sistema de ordenes de trabajo (OT).

Esto permite a tu equipo saber de inmediato cuando algo va mal y puede proporcionar información instantánea a quien está experimentando la avería o el problema.

Los técnicos de mantenimiento utilizan una aplicación móvil de GMAO para acceder y completar sus órdenes de trabajo mientras se encuentran físicamente en el equipo.

Desde allí no sólo pueden ver la lista completa de órdenes de trabajo que deben realizarse, sino que también pueden consultar los historiales y manuales de trabajo, comunicarse entre sí, documentar lo que han hecho, etc. desde su dispositivo móvil.t

Todo el trabajo que realizan se guarda de forma automática en el punto centralizado (base de datos) para que tu equipo o jefe de mantenimiento y/o producción lo vean más tarde.

Esto aumenta en gran medida el tiempo de los técnicos en el taller y limita el tiempo que se pierde preguntando qué hacer, cómo hacerlo o haciendo una laboriosa introducción de datos.

Por otro lado, los jefes de mantenimiento utilizan la aplicación móvil o de escritorio para ejecutar informes basados en sus propios KPI.

Por ejemplo, el porcentaje de mantenimiento preventivo realizado a tiempo, el porcentaje de tiempo de inactividad, las órdenes de trabajo completadas a tiempo, el tiempo de actividad de los activos, los costes de mano de obra, el coste total de propiedad, el uso de piezas de repuesto, etc.

Los mejores GMAO te permiten construir tus propios KPI de informes personalizados en función de lo que necesites para mostrar a tu empresa que los miles de euros de equipos o instalaciones que posees se están manteniendo como es debido

En resumen, un GMAO funciona como cualquier otra aplicación. Tienes una interfaz con muchos datos/funciones cuando te conectas en tu PC, y una versión simplificada de esa interfaz ajustada para dispositivos móviles cuando te conectas en tu smartphone o tablet.

Esto se hace para eliminar el desorden y aumentar la velocidad para tus usuarios móviles al fin de que puedan centrarse en arreglar las cosas en lugar de utilizar una aplicación móvil más dificultosa.

Como la información se almacena en la nube, cualquier cambio que se haga en la base de datos se actualiza en tiempo real para todos.

Por ejemplo, si un responsable de mantenimiento cambia la prioridad de una determinada orden de trabajo, los técnicos asignados a esa orden de trabajo verán el cambio de inmediato.

Del mismo modo, cuando un técnico cierra una orden de trabajo, el responsable de mantenimiento verá al instante que el estado de la orden de trabajo ha cambiado a completado.

Este nivel de automatización ofrece a los jefes de mantenimiento, muchas ventajas: todo el mundo tiene acceso a la información más actualizada, reduce la posibilidad de que se produzcan errores humanos, mejora los tiempos de respuesta, acelera los flujos de trabajo de mantenimiento y te permite seguir y analizar una cantidad de datos a los que no tendrías acceso de otro modo.

 

Funciones básicas de un GMAO

En esencia, las funciones de un sistema informático de gestión del mantenimiento (GMAO) ayudan a realizar un seguimiento y una gestión activa de los activos en múltiples ubicaciones de la empresa, permitiendo a los responsables de mantenimiento acceder a la información pertinente desde cualquier dispositivo.

A continuación, te citamos algunas de las principales funciones de este software de mantenimiento industrial:

Gestión del ciclo de vida de los activos.

Con las funciones de seguimiento de activos, los responsables de las instalaciones o del mantenimiento pueden obtener información en tiempo real de todos sus equipos, lo que incluye el seguimiento de los costes, la identificación de posibles problemas y la realización de ajustes oportunos en los programas de mantenimiento en función de las necesidades a corto y largo plazo.

Gestión de inventarios.

Esta función permite a los gestores hacer un seguimiento de las piezas, herramientas y otros materiales necesarios para realizar el mantenimiento con un sistema de escaneo de códigos de barras incorporado.

El responsable puede escanear con facilidad los materiales para recuperar la información y comprobar la entrada y salida de artículos del inventario.

Esta función del GMAO reduce los costes al agilizar las funciones de gestión del inventario y de la cadena de suministro.

Mantenimiento preventivo.

El mantenimiento preventivo realiza la programación del mantenimiento de los equipos antes de que se produzca una avería. Esta función te permite estar seguro de que tus activos funcionarán de forma correcta y tendrán una larga vida útil.

Gestión de órdenes de trabajo.

A través de esta función se pueden gestionar de forma eficiente las órdenes de trabajo, reduciendo por completo la posibilidad de perderlas de vista, ya que todas ellas se almacenan en una base de datos centralizada con capacidad de búsqueda.

Los usuarios pueden acceder al sistema y podrán obtener una imagen clara del estado de todas las órdenes de trabajo, como las que aún no se han iniciado, las que están en curso y las que ya se han completado.

Gestión de proveedores.

Esta función permite a los usuarios hacer un seguimiento de todos los proveedores y compradores de tus equipos y repuestos esenciales.

Los usuarios podrán acceder a la información sobre todos los proveedores con los que la organización tiene relaciones comerciales, incluidos los contratos con los proveedores, los acuerdos y los precios.

Gestión de incidencias.

Esta función permite a los usuarios informar de accidentes, anomalías, notificaciones de los operarios, avisos y otra información sin necesidad de emitir una orden de trabajo.

También, ayuda a los jefes de mantenimiento a llevar un control y seguimiento de todas las tareas de mantenimiento.

El sistema creará automáticamente una lista de las incidencias registradas, lo que permitirá a los usuarios establecer tareas de flujo de trabajo o hacer un seguimiento de las órdenes de trabajo relacionadas con un caso concreto.

 

12 Beneficios importantes de un GMAO de mantenimiento

Supervisar el mantenimiento de una instalación, una operación de fabricación o un almacén automatizado puede ser, como mínimo, una tarea laboriosa.

La introducción del software de gestión de mantenimiento informatizado (GMAO) no sólo ha cambiado la cara de la gestión del mantenimiento y de las instalaciones, sino que también ha mejorado la eficiencia general de los departamentos de mantenimiento, tanto grandes como pequeños.

Con independencia de la industria, el tipo de producto o la ubicación, el uso del software de GMAO tiene innumerables ventajas.

A continuación describiremos las más significativas.

Programación organizada del mantenimiento.

Tanto si el mantenimiento debe realizarse en la maquinaria industrial como en las instalaciones de tu empresa, un GMAO puede ayudar a tu empresa simplificando la programación del mantenimiento.

Algunos programas de GMAO permiten incluso un ajuste preciso de la programación para cualquier tipo de mantenimiento que utilice una empresa, soportando un gran número de programaciones diferentes.

La organización de la programación es más útil cuando una empresa utiliza varias estrategias de mantenimiento en el mismo lugar.

En definitiva, facilita a los jefes de mantenimiento una visión general de sus estrategias de mantenimiento -mantenimiento correctivo frente a preventivo, por ejemplo- y profundiza en estrategias específicas para ver cómo se están realizando las tareas.

Información sobre los activos en tiempo real.

Sin un sistema GMAO, es difícil tener una visión general de todos los activos de una instalación. Sin embargo, permite al usuario ver una amplia gama de activos, con frecuencia codificando por colores o simbolizando los diferentes estados de salud de los activos, por lo que es mucho más sencillo entender el estado general de la instalación de un vistazo.

Esto también hace que sea mucho más fácil detectar las áreas problemáticas dentro de una instalación. Al ver un área de una instalación en relación con todas las demás, un gestor de mantenimiento puede averiguar dónde se necesita más atención de mantenimiento.

Órdenes y solicitudes de trabajo (OT).

Antes de la llegada del GMAO, las órdenes de trabajo implicaban una enorme cantidad de papeleo, clasificación y estructuras físicas de archivos.

El software de GMAO trata de convertir las OT en un sistema más fácil de clasificar, permitiendo a los técnicos presentar solicitudes de trabajo y a los responsables hacer un seguimiento de estas solicitudes.

Las órdenes de trabajo se pueden asignar dentro del programa al técnico o equipo adecuado para su realización.

Dependiendo del GMAO, las órdenes de trabajo pueden incluso crearse de forma automática cuando se cumplen determinadas condiciones (recuento de ciclos de una máquina, solicitudes de trabajo presentadas por determinadas personas e incluso mediciones leídas por los sensores de monitorización del estado).

Controlar los retrasos en el mantenimiento.

Un cierto grado de retraso en el mantenimiento es inevitable, pero demasiado puede hacer que su operación caiga en picado. Se trata de un caso extremo, pero ilustra la importancia de mantener los retrasos en el mantenimiento a un nivel aceptable.

En cierta manera, un GMAO equilibra los recursos y los costes de mantenimiento para que los retrasos no se desborden. El software capta las pequeñas reparaciones que, de otro modo, pasarían desapercibidas y permite programar, asignar y priorizar las tareas de mantenimiento para que ningún trabajo se quede en el tintero.

Acelerar las reparaciones e inspecciones.

El tiempo de inactividad se produce siempre que hay que reparar o inspeccionar un activo. Esto no siempre se puede evitar. Sin embargo, si las reparaciones y las inspecciones de mantenimiento son ineficaces, se prolonga el tiempo de inactividad.

Estas ineficiencias pueden acumularse y costar a tus instalaciones o planta de producción mucho tiempo y dinero en pérdidas de producción.

Una GMAO facilita la reparación y la inspección de los activos para que el tiempo de inactividad se reduzca al mínimo.

Los técnicos pueden conectarse a una aplicación móvil de GMAO desde cualquier lugar y ver el historial de un activo, los diagramas, la ubicación de las piezas de repuesto y mucho más, para que el trabajo pueda realizarse más rápido.

También puede ayudarte a encontrar las órdenes de trabajo que tardan demasiado, detectar la causa del retraso y solucionarlo para que el trabajo pueda realizarse más rápidamente.

Hacer que el mantenimiento preventivo sea más fácil de programar y completar.

El mantenimiento preventivo detecta los defectos antes de que se conviertan en un problema mayor, lo que reduce el número de averías. Los equipos de mantenimiento saben que el mantenimiento preventivo es clave para limitar el tiempo de inactividad, pero la pregunta es: ¿cómo programar más?

Sin duda, un GMAO responde a esta pregunta con órdenes de trabajo automatizadas. Permite crear indicadores de mantenimiento preventivo basados en el uso, el tiempo o la condición.

Estos factores activan una orden de trabajo, que luego se programa y se asigna. La orden de trabajo se vuelve mucho más fluida y el mantenimiento preventivo es más fácil de programar, lo que conlleva menos tiempo de inactividad.

En la fabricación, el estado de los activos constituye la base de la producción, y el software GMAO proporciona una forma centralizada de ver, diagnosticar y mejorar el estado de los activos.

Al automatizar los programas de mantenimiento preventivo y proporcionar una visión general de los activos de alto nivel, los jefes de producción pueden crear un entorno de fabricación productivo al tiempo que garantizan el máximo tiempo de actividad.

Planificar con precisión las piezas que necesitarás para el mantenimiento.

No tener un control del inventario puede conducir a todo tipo de problemas costosos. Gastar de más en el inventario puede añadir entre un 12% y un 20% más al coste de la compra original.

Si no tienes las piezas correctas a mano cuando el equipo se estropea (o no puedes encontrar las piezas en un almacén desordenado), se producen tiempos de inactividad, envíos urgentes y medidas provisionales arriesgadas, todo lo cual es caro.

La gestión de inventario con un GMAO te ayuda a comprar, seguir y organizar las piezas para que puedas evitar estos costosos problemas.

Herramientas como la compra automatizada, los informes de inventario y la previsión de piezas basada en la inteligencia artificial pueden ayudarte a tomar decisiones de inventario basadas en datos y a eliminar el exceso y la falta de existencias.

Reduce la carga de información de los técnicos de mantenimiento.

Dentro de un GMAO, se pueden almacenar versiones en PDF de los manuales de usuario por activo. Un GMAO móvil permite a los técnicos acceder a estos manuales mientras están en el lugar, proporcionando instrucciones y documentación paso a paso para los procedimientos de reparación.

De este modo, se reducen en gran medida los errores humanos basados en el conocimiento. Además, el seguimiento de las actividades de mantenimiento preventivo facilita la documentación de los procedimientos y las tareas.

Con un GMAO, también se puede acceder fácilmente a la información histórica sobre los fallos.

Seguimiento e informe de los costes de mantenimiento.

El software de GMAO hace un seguimiento de todo lo relacionado con las órdenes de trabajo completadas, incluidas las piezas, la mano de obra y otros gastos. Esto facilita la elaboración de un informe sobre estos costes, la visualización de dónde se ha gastado el presupuesto y la toma de decisiones informadas sobre los gastos a realizar.

Si quieres demostrar el valor del mantenimiento, puedes incluso comparar el coste del mantenimiento reactivo y el planificado.

Optimizar el plan de mantenimiento.

Los programas de mantenimiento bien planificados hacen perder menos tiempo, recursos y dinero. Una mejor planificación es posible cuando se puede anticipar cada elemento del mantenimiento, como las necesidades de los activos, los programas de producción y el inventario.

La elaboración de un mejor plan de mantenimiento comienza con el conocimiento de sus activos y recursos. Herramientas como los sensores, los PLC o los sistemas MES pueden ayudarte a capturar, seguir y analizar los datos sobre el rendimiento de los activos.

La integración de estas herramientas con el software de GMAO te permite utilizar estos datos para ajustar la frecuencia de las tareas de mantenimiento preventivo y garantizar que los programas de mantenimiento utilizan los recursos de personal de la forma más eficaz posible.

Automatizar las solicitudes de trabajo.

Es habitual que los responsables de mantenimiento reciban solicitudes de trabajo por teléfono, notas adhesivas, pizarra o de boca en boca. Ninguno de ellos es ideal.

Estos procesos anticuados obligan a los equipos de mantenimiento a dedicar un tiempo innecesario a la creación de órdenes de trabajo y a la introducción de datos.

El software de GMAO elimina todos los pasos adicionales al automatizar el proceso de solicitud de trabajo.

Los técnicos de mantenimiento pueden registrar las solicitudes de trabajo, configurar los activadores del mantenimiento preventivo o conectarse a sensores que crean órdenes de trabajo basadas en el estado de un activo en tiempo real.

No se pierde tiempo traduciendo órdenes de trabajo, buscando operarios o rebuscando en un archivador.

Cumplir la normativa vigente.

Las empresas de fabricación tienen que cumplir varias normativas para evitar accidentes y lesiones. El cumplimiento de la normativa no es algo que deba dejarse al azar.

Con todas las capacidades de seguimiento de datos que posibilita un GMAO, los responsables de las instalaciones pueden tomar decisiones responsables sobre los equipos para aumentar el cumplimiento de las normas y los reglamentos.

El software de gestión de mantenimiento informatizado hace que tu empresa cumpla con la normativa y te ayuda a evitar fuertes multas documentando el mantenimiento de los activos y demostrando a los organismos reguladores que se han realizado las tareas de mantenimiento y las inspecciones requeridas.

Conclusión.

Como puedes ver, es una buena lista que demuestra las ventajas de contratar una solución GMAO.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que no todas los GMAO pueden aportar todas las ventajas mencionadas anteriormente. Por eso no hay que hacer concesiones.

Busca siempre un software de mantenimiento móvil con una interfaz fácil de usar, con características adecuadas para cubrir tus necesidades específicas y con la capacidad de ajustarse al flujo de trabajo de tu empresa.

El mantenimiento es una actividad esencial en tu empresa de fabricación que debería considerarse por los beneficios que os puede aportar y no como un gasto añadido.

Invertir en el futuro de tu empresa mediante la implementación de un software de GMAO en tu planta de fabricación es siempre una apuesta segura.

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